Ako se pitate da li je elektronsko poslovanje ono što je potrebno vašoj kompaniji, proverite da li imate neki od ovih problema.
Elektronsko poslovanje vremenom sve više postaje standard. To možete videti i u velikim i u malim kompanijama sa kojima sarađujete. Ipak, vi se i dalje dvoumite i niste sigurni da li će to nešto značiti i za vašu kompaniju?
Razmislite o tome da li se suočavate sa nekim od ovih problema, kako biste bili sigurni da donosite pravu odluku.
Problem broj 1 – Zatrpani ste dokumentacijom
Vaša kompanija posluje već neko vreme i nakupilo se dokumentacije različite vrste i različitih formata. Poslovna i projektna dokumentacija, pošiljke, dokumentacija koja vam stiže na mejl, zvučni i video zapisi, potvrde, izveštaji, prijave, ugovori, podaci o klijentima, o gotovim i projektima u izradi…
U pitanju je gomila dokumentacije koja vam je zaista potrebna da biste mogli da funkcionišete, ali je jednostavno ima previše.
I ne samo to.
Svi ti podaci su nedovoljno organizovani, skladišteni po različitim fasciklama, u različitim računarima, po različitim odeljenjima kompanije.
Problem broj 2 – Potrebno je povećati efikasnost kompanije
A upravo zbog te nesistematizovane dokumentacije, vi i vaši zaposleni redovno gubite vreme na potragu za podacima koji nedostaju.
Pronalaženje dokumenata, podataka, njihovo prenošenje i slanje svima koji su uključeni u poslovni zadatak ne samo da usporava, nego često dovodi i do grešaka u radu.
A nije vam nepoznata ni situacija kada neki dokument jednostavno ne možete da pronađete, pa se morate snalaziti bez njega. Ako je moguće.
Sve ovo usporava rad vaše kompanije i često dovodi do nepovratnog gubljenja i vremena i dokumenata koji su vam vrlo bitni.
Problem broj 3 – Nedovoljno efikasna komunikacija između zaposlenih
U realizovanju zadataka, u vašoj kompaniji često dolazi do grešaka, jer zaposleni nemaju dovoljno informacija ili su im informacije zastarele. A ako se greške i izbegnu, posao se ipak mnogo sporije obavi zbog sporijeg protoka informacija.
Već neko vreme vam je potpuno jasno da je potrebno unaprediti timski rad u kompaniji.
…I zasnovane na pravim informacijama.
Za tako nešto vam je potreban sistem koji omogućava preglednost tih informacija, njihovu preciznu analizu. Potrebni su vam aktuelni podaci i izveštaji koji su pregledni, lako dostupni i precizni. A upravo to vam u radu nedostaje.
Problem broj 5 – Značajni podaci o vašoj kompaniji nisu dovoljno zaštićeni
Što je brojnija dokumentacija jedne kompanije, veći je broj dokumenata koji se skladišti, bilo elektronski, bilo u papirnom obliku.
Negde se, među svim tim dokumentima vaše kompanije, nalaze i oni koji su strogo poverljivi ili oni koji čuvaju podatke koji su vam vrlo bitni.
Međutim, zbog nesređenosti, neorganizovanosti i nepreglednosti, suočeni ste sa dve ozbiljne opasnosti:
- Opasnost od gubljenja podataka
- Opasnost da nešto od poverljivih podataka dođe u pogrešne ruke.
Potreban vam je sistem koji omogućava lak pristup dokumentima, ali i njihovu zaštitu i bezbednost.
Problem broj 6 – Rasipanje ljudskih i materijalnih resursa
Analize poslovanja jasno ukazuju na to da biste mogli da napravite uštedu i smanjite troškove kada su u pitanju ljudski i materijalni resursi vaše kompanije.
Umesto uštede, vi uočavate da zaposleni gube dragoceno vreme na nepotpunu komunikaciju, trošite visoke sume novca na mesečnom i godišnjem nivou za potrebe kancelarijskog materijala, a prostor koji bi mogao da bude iskorišćen za radni biro ili još jednu kancelariju se zauzima zbog polica sa registratorima i dokumentima.
Problem broj 7 – Nedovoljna kontrola nad poslovnim procesom
Ma koliko se trudili da precizno nadgledate izvršenje radnih zadataka, postoje stvari kojima ne možete ući u trag.
Imate problema da saznate koliko su vaši radnici posvećeni poslu, na koji način se rešavaju problemi na koje se nailazi, teško vam je da ispratite sve faze poslovnog procesa, jer nemate jasan pisani trag o tome.
A upravo ovi podaci značajno doprinose analizi čitavog vašeg poslovanja i pomažu vam da ispravno i brzo donosite dalje poslovne odluke.
Elektronsko poslovanje - Sistem koji rešava probleme
Baš zbog ovih poteškoća, kompanije se već uveliko oslanjaju na eDMS (Electronic Document Management System) koji je ključan za prelazak na elektronsko poslovanje.
Takav sistem omogućava jednostavno upravljanje svom vašom dokumentacijom, brz izvoz podataka iz jednog u drugi program, uz pojačanu bezbednost svih ključnih informacija. Bez dugotrajnog i uzaludnog traganja za dokumentima, bez dupliranog unošenja podataka, uz uštedu vremena i novca.
Saznajte više o eDMS-u i otkrijte kako se on uklapa u PolarisBS poslovni sistem. U međuvremenu, razmislite i javite nam – zvuči li vam neki od navedenih problema poznato i na koji način se borite sa njima?