eDMS - SISTEM ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

UNAPREĐUJE VAŠE POSLOVANJE, DOPRINOSI EFIKASNOSTI I OLAKŠAVA REALIZACIJU RADNIH ZADATAKA.

Poslovna aplikacija eDMS je proizvod partnerske kompanije SRC i potpuno je INTEGRISANA sa Polaris^BS sistemom.

Elektronsko upravljanje dokumentacijom (eDMS) je efikasan, pouzdan i bezbedan sistem pomoću kojeg vašoj kompaniji obezbeđujete:

Svu dokumentaciju na jednom mestu uz brzu i jednostavnu pretragu;
Bolju organizovanost i unapređenu efikasnost firme;
Povećanu bezbednost poverljivih informacija;
Smanjenje troškova i bolju zaradu.

Ovaj sistem ogranizuje, skladišti i omogućava upravljanje dokumentima u svakom trenutku, sa različitih lokacija. Veliki sistemi kao što su javne uprave, preko gradilišta, agencija, pa sve do kompanija sa manjim brojem zaposlenih su odabrali digitalizovanje poslovanja za bolje rezultate i dugoročni razvoj.

eDMS je eksterna poslovna aplikacija koja se lako integriše sa Polaris^BS-om.

ŠTA VAS DELI OD POTPUNO DINAMIČNOG I EFIKASNOG RADNOG OKRUŽENJA?

Bez obzira na to koliko je jedna kompanija uređena, postoje poteškoće kojih je teško otarasiti se. U pitanju su preobimna dokumentacija različitih formata, loša organizovanost te dokumentacije, stalna i često uzaludna potraga za dokumentima i podacima koji su vam potrebni.
To za rezultat ima gubljenje vremena, rasipanje materijalnih resursa i na kraju – smanjenu produktivnost.

PREOBIMNA DOKUMENTACIJA

Od ugovora, ponuda, poslovne dokumentacije, projekata, elektronske i fizičke pošte, preko dragocenih zvučnih i video zapisa do podataka o vašoj poslovnoj organizaciji – količina dokumenata u papirnatom ili elektronskom obliku svakoga dana raste.

NEPOTREBNI TROŠKOVI

Prosečan kancelarijski radnik generiše oko 10.000 papira godišnje. To znači da se troši tona papira za štampanje, ogranizacija je otežana, a vaši zaposleni gube svoje dragoceno vreme u pokušajima da dođu do podataka koji su im potrebni, a koji su zagubljeni negde u svim tim nesistematizovanim dokumentima.

OPASNOST ZA KOMPANIJU

Zbog velikog broja dokumenata, izloženi ste riziku da izgubite nešto od dragocenih podataka koji će vam zatrebati u narednim godinama rada. Pored toga, poverljivi podaci mogu postati fizički dostupni onima koji će ih zloupotrebiti i ugroziti rad kompanije.

ZAHTEVI TRŽIŠTA

Vaši poslovni partneri žele saradnike koji su efikasni, poštuju rokove i nesmetano ispunjavaju poslovne dogovore. A sve to je teško postići uz nedovoljno efikasnu organizaciju poslovnih dokumenata.

ČEMU TEŽITE?

Kojim god poslom da se bavite, zanima vas kako da postignete potpunu efikasnost, kako da se radni zadaci realizuju brzo i bez smetnji, kako da komunicirate sa poslovnim partnerima ili zaposlenima na način koji određuju najnovija poslovna stremljenja.

Poslovanje bez smetnji, nepotrebnog usporavanja i loše organizacije su cilj svih aktivnih kompanija koje razmišljaju dugoročno.

eDMS – SISTEM ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

POSPEŠUJE PRODUKTIVNOST KOMPANIJE
ORGANIZUJE ZAPOSLENE
ŠTEDI VREME I NOVAC

PITATE SE KAKO DA GA IMPLEMENTIRATE U SVOJE POSLOVANJE?

KONTAKTIRAJTE NAS

ŠTA DOBIJATE eDMS-OM?

Sva dokumentacija na jednom mestu – brzo, lako i sigurno: Dokumentacija za kojom se traga satima, naročito ako su u pitanju dokumenta koja nisu iz tekuće godine, sada vam je dostupna u svakom trenutku. Na taj način se informacije efikasno organizuju, a poslovne odluke brže i lakše donose.
Radni proces protiče nesmetano, uz prikupljanje svih fajlova koji su vam potrebni za realizovanje zadataka.
Laka sistematizacija i brza pretraga dokumenata: eDMS omogućava da se dokumenta prebačena u elektronski format skladište i jednostavno pretražuju. Zahvaljujući visoko funkcionalnoj pretrazi, svaki zaposleni u vašoj kompaniji jednostavno i brzo dolazi do podataka koji su mu potrebni. Dokumenta možete pretraživati preko ključnih reči, user name-a, određenih informacija ili po drugim odrednicama koje vam najviše odgovaraju.
Unapređenje timskog rada: eDMS ubrzava saradnju između zaposlenih. Kada su na jednom mestu svi digitalni fajlovi sa različitih lokacija i različitog formata, saradnici mogu da im pristupaju u isto vreme. Ovo eliminiše dupliranje istih dokumenata, jer zaposleni sada mogu da rade na jednom, centralizovanom dokumentu.
Automatizovana organizacija dokumenata: eDMS povezuje podatke tako što sistematizuje informacije o dokumentima i na osnovu tih informacija ih povezuje.
Anotacije: Pomoću eDMS-a možete da manipulišete elektronskim dokumentima kao i fizičkim – anotacije u vidu napomena, text box-ova, stikera ili nekog drugog oblika su dragocena pomoć prilikom realizovanja radnih zadataka.
Zaštita podataka: eDMS omogućava tim liderima, menadžerima i drugim odgovornim licima da ograniče pristup važnoj dokumentaciji. Neovlašćeni pristup dokumentima i podacima je onemogućen, a poverljivi podaci zaštićeni. Pomoću selektivne dodele pristupa, možete da ograničite mogućnost editovanja (prepravke) dokumenata tako da stručni i odgovorni zaposleni mogu da unose izmene, a da druga zainteresovana lica mogu samo da pregledaju dokument, ali ne i da ga menjaju.
Nadziranje radnog procesa: Sistem eDMS-a čuva istoriju svake promene koja je izvršena na jednom dokumentu. Tako menadžeri imaju stalni uvid u ono što rade članovi tima i prate stepen njihove odgovornosti. Učinak vaših zaposlenih, efektivnost i rezultati njihovog rada postaju proverljivi i očigledni.
Praćenje različitih verzija istog dokumenta: Različite verzije istog dokumenta možete pratiti, upoređivati i procenjivati bez unošenja zabune i pometnje.
Kontrola nad fazama rada: Možete da upravljate podacima i vršite pregled dokumenata u svakoj fazi projekta ili poslovnih zadataka koji su praćeni relevantnom dokumentacijom. To poboljšava kontrolu rada i smanjuje broj grešaka i propusta u realizaciji.
Unapređena transparentnost: Vitalne informacije koje se tiču kompanije su lako dostupne, pa ih možete prezentovati i na javnim poslovnim portalima.

POSLOVNE PREDNOSTI eDMS-A

POVEZIVANJE ZAPOSLENIH I PRODUKTIVNIJA SARADNJA

Deljenje relevantnih informacija je moguće i između zaposlenih koji su na različitim lokacijama ili u različitim predstavništvima i biroima vaše kompanije.

TRENUTNO VRŠENJE IZMENA

Poslovi ne stoje u mestu jer nešto nedostaje. Uz eDMS unosite trenutne izmene i prilagođavate potrebe situaciji na terenu. Na taj način vaša dokumentacija direktno prati stvarno stanje stvari.

BRŽA DISTRIBUCIJA I PRISTUP DOKUMENTIMA

Podrazumeva veću produktivnost i značajno bolje rezultate rada. Možete da proširite obim posla ili da realizujete neke druge zadatke koji su bili „na čekanju“.

SMANJENJE TROŠKOVA, UŠTEDA VREMENA I PROSTORA

Uz prelaz na elektronsko upravljanje dokumentacijom, troškovi kopiranja, štampanja i slanja su značajno smanjeni.
Zbog uštede vremena vaše radne zadatke ispunjavate u kraćem vremenskom roku, a prostor za skladištenje dokumenata pretvarate u još jednu kancelariju.

UNAPREĐEN TIMSKI RAD

Brz protok podataka otvara mogućnost organizovanja u nove oblike timskog rada, a raspodela zadataka se odvija brže i preciznije.
Jednostavna distribucija podataka, video konferencije i transparentnost radnog procesa unapređuje saradnju i sa zaposlenima i sa poslovnim partnerima.

SKLADIŠTENJE I DOSTUPNOST ZNANJA I ISKUSTAVA KOJE KOMPANIJA PRIKUPLJA GODINAMA

Iskustvo u radu, saznanja i unapređivanja procesa rada čuvaju se u centralizovanom skladištu. Tako je intelektualni i iskustveni sadržaj firme organizovan i bezbedan, a vaše višegodišnje iskustvo pohranjeno.

CENTRALNA BAZA PODATAKA

Svi podaci koji se tiču projekta na kojem vaša kompanija radi, šalju se u centralnu bazu podataka tako da im možete pristupiti u ma kom trenutku i sa ma kojeg mesta koje raspolaže internet konekcijom.
Ovo za vas znači apsolutnu mobilnost podataka, mogućnost da klijentu prezentujete rezultate rada na projektu u bilo kom trenutku, uz korišćenje najaktuelnije verzije.

SIGURNOST I NADZOR

Preko 95% sigurnosnih proboja u kompanijama dolazi od ljudskog faktora. Nelojalni zaposleni mogu ozbiljno poljuljati rad čitave vaše kompanije. Centralizacijom elektronske arhive organizujete podatke po važnosti, a pristup zaposlenima uređujete u skladu sa potrebama, stepenom odgovornosti i poverenja. Vaša kompanija je bezbednija i poverljivim podacima upravljaju isključivo ljudi od poverenja.

VEĆA KONKURENTNOST I BOLJA ZARADA

Digitalno poslovanje postaje imperativ za sve koji žele da prate trendove savremenog tržišta. Optimizacija rokova i savremeni načini komunikacije sa poslovnim partnerima čine vašu kompaniju vidljivijom i konkurentnijom na tržištu. Potencijalnim poslovnim partnerima prezentujete svoju kompaniju kao visoko organizovanu, naprednu i efikasnu.

Uvođenje elektronskog poslovanja MOŽE biti jednostavno!

Preuzmite BESPLATNO e-brošuru

Saznajte sve o Polaris^BS grupama softverskih modula i kako vam oni pomažu da i najsloženije poslovne zadatake obavljate brzo, lako i bez grešaka

PREUZMI

ŠTA VAM JE POTREBNO ZA IMPLEMENTACIJU eDMS-A?

Implementacija eDMS-a u vaše poslovanje podrazumeva:

Upoznavanje sa softverskim rešenjima
Preuzimanje / usklađivanje hardvera
Usvajanje novih procedura rada, prilagođenih modernom elektronskom poslovanju

ŠTA JE eDMS?

eDMS (Electronic Document Management System)

U pitanju je sistem koji omogućava prevođenje dokumenata u elektronski oblik, kao i efikasno i jasno upravljanje njima uz mogućnosti izmene i ograničavanja pristupa dokumentaciji. U pitanju je napredno tehnološko rešenje za upravljanje elektronskom dokumentacijom.

eDMS čine hardver, softver i procedure rada koje vam omogućavaju da se dokumentacija prevede u elektronsku formu, skladišti i koristi u skladu sa dnevnim potrebama.

Radi se o visoko efikasnom upravljanju dokumentima koje je osnova za prelazak na elektronsko poslovanje kompanije.

KAKO eDMS RADI?

eDMS SE SASTOJI IZ SLEDEĆIH ELEMENATA:

Imaging ili digitalizacija dokumenata

Papirne dokumente skenirate, unosite i skladištite u centralni sistem. Nakon toga, možete da upravljate njima u skladu sa poslovnim potrebama. Možete ih poslati elektronskom poštom, faksom ili ih podeliti sa saradnicima.

Podržavanje različitih formata

Elektronski sistem podataka uključuje podatke različitog porekla. Skenirani podaci, dokumentacija koja nastaje u različitim aplikacijama, e-mail prilozi, slike, video i audio zapisi – sve to predstavlja dragocenu arhivu kompanije, a eDMS ih skladišti, sortira i čini lako dostupnim.

Logička i fizička arhiva

Nesistematsko arhiviranje dokumenata i podataka je problem sa kojim se svaka kompanija susreće. eDMS kombinuje dva vida arhiviranja – logičko i fizičko arhiviranje.

Fizička arhiva brine o dostupnosti i bezbednosti vaših dokumenata.

Logička arhiva, s druge strane, klasifikuje dokumenta na osnovu metapodataka o njima.

Metapodaci su ono što nazivamo „podaci o podacima“ – osnovne karakteristike dokumenta ili značajni momenti njegovog sadržaja koji omogućavaju lakše klasifikovanje i sortiranje dokumenata.

Upravljanje radnim tokovima (Workflows)

Automatizovanje protoka podataka i dokumentacije čini radne zadatke preglednim, podelu dužnosti jasnijom, a praćenje napretka transparentnim.

Ovakav, dublji i pregledniji uvid u sve detalje poslovnog zadatka vodi ka boljem formulisanju pravila i poslovnih strategija.